Zarządzanie czasem

Napisane przez: Violetta Nowacka | Dnia: 22.04.2012

Pogromca czasu

Czas to kapitał; szacuje się, że z grubsza mamy w swoim życiu do dyspozycji jedynie 200 000 godzin. Badania dowodzą, że ludzie średnio wykorzystują swój potencjał zaledwie w 30-40%. Powód? Marnotrawstwo czasu wynikające z kiepskiego planowania i problemów w wyznaczaniu jasnych celów. A więc niegospodarne zarządzanie czasem. Tej cennej umiejętności uczą specjaliści od psychologii biznesu. Nie możesz dopuścić, aby czas panował nad tobą. Przejmij kontrolę nad swoją pracą i życiem osobistym. Naucz się zarządzać czasem na własną rękę. Oto skrócony kurs.

Korzyści jest wiele. Sprawnie zarządzając własnym czasem uda ci się pogodzić różne role, jakie musisz jednocześnie pełnić (pracownik, mąż, ojciec, kochanek), uniknąć poczucia przytłoczenia ilością codziennych obowiązków, czy uporać się ze stresem (a stres niszczy zdrowie i potencję). Możesz także realizować życiowe cele (dojść tam, gdzie chcesz), a zarazem wygospodarować większą ilość czasu wolnego (na te wszystkie cudowne rzeczy, o których zawsze marzyłeś).

Jak sprawnie zarządzać czasem

• zdefiniuj swoje cele (jasno je sprecyzuj)
• rób pisemne plany
• przestrzegaj terminarza
• ustal priorytety
• staraj się nie przerywać (jeśli to możliwe) rozpoczętego zadania
• grupuj czynności służące temu samemu lub podobnemu celowi w bloki czasowe
• deleguj odpowiedzialność (zlecaj innym pracę do wykonania)
• uporządkuj własne miejsce pracy

Wyznaczaj cele

Ustalanie celów to kluczowa umiejętność zarządzania czasem. Ich planowanie wymaga systematycznej aktualizacji, ustalania priorytetów oraz przeglądu w krótko i długoterminowej skali. Dotyczy to zarówno życia zawodowego jak i prywatnego.

Odkryj swoje cele zawodowe odpowiadając na pytania:

• Czego wymagają ode mnie przełożeni?
• Dlaczego pracuję?
• Co jest dla mnie ważne w kontaktach z współpracownikami?
• Co chcę osiągnąć w swoim życiu zawodowym?
• Jakie mam możliwości?
• W jaki sposób mogę zwiększyć swoją efektywność?

Ćwiczenie: przeanalizuj teraz kluczowe cele Twojego życia: związane z karierą zawodową, z rozwojem zawodowym, ze stanowiskiem, a także marzenia i inne cele osobiste – doświadczenia, które chcesz zdobyć, umiejętności, których pragniesz się nauczyć, miejsca, które zamierzasz odwiedzić, pasje, które chciałbyś realizować. Przy każdym wyznaczonym celu zapytaj siebie: Jak zamierzasz to osiągnąć? Kiedy planujesz to zrobić?

Zasady poprawnego formułowania celu

1. Zastosuj kategorie pozytywne, co chcesz osiągnąć.
2. Precyzuj cel konkretnie (co, kto, kiedy, gdzie, jak?)
3. Ustalaj cel tak by był on w twojej „strefie wpływu”
4. Przemyśl konsekwencje osiągnięcia celu (otoczenie, inne osoby, ty)
5. Czy cel, który zamierzasz osiągnąć jest zgodny z innymi twoimi wartościami?
6. Testuj osiąganie celu w doświadczeniu. Po czym poznasz, że zbliżasz się do celu i go osiągnąłeś?

Podziel zadania na kroki. Każdy krok uwzględnia takie elementy jak:

• termin wykonania
• potrzebne informacje, zasoby własne, pomoc zewnętrzna wraz z planem, jak i skąd je zdobyć?
• zaplanowanie czynności
• przewidywane przeszkody i pomysły jak sobie z tym poradzić.
• kiedy poznam, że etap jest zakończony

Przed przystąpieniem do realizacji celu:

1. Ustal priorytet: (czy mój cel jest obecnie najważniejszy?)
2. Zrób listę osobistych czynników marnujących czas, przeszkód: (czego się boję, co muszę w sobie poprawić/zmienić/nauczyć się?, z czego muszę zrezygnować (zajęcia związane z realizacją innych celów), czego muszę odmówić innym? (np. przysługi, czas), czego muszę odmówić sobie? (alternatywne pokusy, przyjemności)

Często wyobrażaj sobie zrealizowany cel (Ja u celu). To podtrzymuje wiarę, że cel ma wciąż sens, jest atrakcyjny mimo przeciwności. Jeśli w planach realizacji celu znajdą się propozycje ewentualnych przeszkód, czy kosztów, łatwiej będzie się z nimi zmierzyć, kiedy nadejdą.

Super Planista

Psycholodzy biznesu obliczyli, że 8 minut planowania to godzina zaoszczędzonego czasu. Często jednak rezygnujesz z planowania, uznając je za stratę czasu… To błąd! Przy planowaniu dnia uwzględnij:

• sprawy przewidziane do załatwienia w danym dniu,
• sprawy nie załatwione z poprzedniego dnia,
• nowe sprawy, które pojawiają się w ciągu dnia,
• telefony i korespondencję do załatwienia,
• okresowo powtarzające się zajęcia,
• ramy czasowe planowanych zajęć.

Nie planuj za dokładnie, szczególnie, jeżeli pracujesz w warunkach mało przewidywalnych; wtedy trudniej uporać się z przypadkiem.

Rozsądnie zaplanowany czas powinien uwzględniać trzy bloki w odpowiednich proporcjach:

• 50-60% zajęcia zaplanowane (zawarte w planie dnia),
• 20-30% sprawy nieoczekiwane (zakłócenia, złodzieje czasu, nagłe i pilne zadania),
• ok. 20% działania spontaniczne.

Jeśli twój plan dnia jest ekstremalnie ambitny, duża część zadań pozostaje niezrealizowana. Potem jesteś sfrustrowany, obwiniasz się i zniechęcasz do dalszego planowania, czyli pogrążasz się od nowa w chaosie. Spora część ludzi ulega złudzeniu, że zrobią w ciągu dnia więcej niż realnie są w stanie. Dlatego przy planowaniu wprowadź ograniczenia i ustal priorytety – aby załatwić przynajmniej sprawy najważniejsze.

Dlaczego warto zapisywać plany?

• odciążasz pamięć,
• zyskujesz większy komfort pracy,
• koncentrujesz się na istotnych zadaniach,
• możesz kontrolować efektywności i na bieżąco ją korygować
• prowadzisz dokumentację działań.

Unikaj:

• odkładania spraw na później
• chorobliwego perfekcjonizmu – wykonuj zadania najlepiej jak można, ale w czasie ustalonym z góry na działanie
• długiego czasu podejmowania decyzji –bywa, że zła decyzja jest lepsza niż jej odwlekanie
• pomocy innym, jeśli twoje zaangażowanie w nią uniemożliwi terminowe zrealizowanie własnych celów

Nie spiesz się

• Wstań pół godziny wcześniej, aby w spokoju wykonać wszystkie poranne czynności
• 30% podejmowanych działań to czynności zbędne – przed przystąpieniem do czegokolwiek zastanów się, czy jest to konieczne i logiczne
• nie planuj więcej pracy niż jesteś w stanie wykonać w ciągu jednego dnia
• nie pozwól aby czas przeciekał ci przez palce – tęp „złodziei czasu”.

Pożytki płynące z dobrego planowania codziennej pracy pokazuje znana historyjka, której bohaterem jest Charles Schwab. Gdy Schwab piastował funkcję prezesa Betlehem Steel, zwrócił się pewnego dnia do jednego ze swoich konsultantów, Ivy’ego Lee, z niecodzienną propozycją. – Naucz mnie jakiegoś sposobu, pozwalającego zrobić więcej rzeczy w tym samym czasie- powiedział.

-Jeżeli ci się uda, sam wyznaczysz sobie honorarium. Oczywiście w granicach zdrowego rozsądku- dodał na wszelki wypadek. Lee wręczył Schwabowi kartkę papieru i powiedział: – Wypisz najważniejsze rzeczy, które masz jutro do zrobienia i ponumeruj je, zaczynając od najważniejszej. Kiedy przyjdziesz rano do pracy, zacznij od razu zajmować się numerem jeden i nie zmieniaj zajęcia, dopóki nie skończysz. Przejrzyj listę jeszcze raz, żeby sprawdzić, czy na pewno wyznaczyłeś wczoraj właściwe priorytety, i zacznij zadanie numer dwa. Jeśli realizacja któregoś zadania zajmie cały dzień, nie przejmuj się tym. Pozostań przy danym zajęciu, dopóki nie zmieni się hierarchia zadań i wciąż zajmuje ono pierwsze miejsce na liście. Jeżeli nie uda ci się skończyć wszystkich zadań, znaczy to tylko tyle, że tak czy owak nie udałoby ci się tego zrobić- nawet przy użyciu innej metody, a bez wprowadzania jakiegoś systemu prawdopodobnie nie podjąłbyś w ogóle decyzji, które zadanie jest najważniejsze. Postaraj się codziennie przestrzegać tego zwyczaju. Jeżeli uznasz, że sprawdza się w twoim przypadku, wprowadź go do swojego zespołu. Sam zdecyduj, jak długo trzeba sprawdzać ten system. Potem wyślij mi czek na sumę, która twoim zdaniem oddaje wartość tego pomysłu.

Kilka tygodni później Lee dostał od Schwaba czek na 25 tys. dolarów razem z krótkim listem zawierającym wyznanie, że jego zalecenie okazało się najpożyteczniejszą porada, jakiej wysłuchał w życiu. Po pięciu latach Schwab uznał, że uwzględnienie tej zasady w zarządzaniu w dużej mierze przyczyniło się do spektakularnego sukcesu, jaki w krótkim czasie odniosła firma Betlehem Steel, stając się największym niezależnym producentem stali na świecie. Znajomi Schwaba dopytywali się później, dlaczego zdecydował się zapłacić tak wielką sumę za tak prosty pomysł. Odpowiedział pytaniem na pytanie: „A znacie jakieś dobre pomysły, które nie są proste?”. Przypomniał im, że właśnie wówczas po raz pierwszy nie tylko on, ale i cały jego zespół, zabierając się do jakiejkolwiek pracy, zaczynali od tego, co najważniejsze. Po chwili zastanowienia Schwab dodał, że prawdopodobnie tamten wydatek był najbardziej intratną inwestycją, jaką firmie Betlehem Steel udało się zrobić tamtego roku.

Ustal priorytety

Jeśli próbujesz robić kilka rzeczy na raz, niczego nie kończysz, ani nawet nie robisz dobrze. W efekcie pod koniec bardzo pracowitego dnia stwierdzasz, że właściwie niczego nie zrobiłeś, a jesteś potwornie zmęczony. Trudno ci nawet powiedzieć, czym właściwie zajmowałeś się w pracy. Jeśli tak dalej pójdzie, kolego, czeka cię wypalenie zawodowe w pełnej krasie. I to znacznie wcześniej niż w wieku andropauzalnym.

W jednym momencie poświęcaj się w tylko jednemu zadaniu i jeśli to tylko możliwe staraj się je doprowadzić do końca lub zakończ przynajmniej jakiś jego etap. Aby było to możliwe konieczne jest ustalenie priorytetów i konsekwentne ich przestrzeganie.

Metoda wyboru priorytetów

Metoda polega na uporządkowaniu wszystkich czynności, jakie mamy wykonać wg dwóch wymiarów: ważności i pilności.

Zadania kryzysowe – ważne i pilne.
Do tej kategorii należą po pierwsze zadania natury ekstremalnej (np. żona zaczyna rodzić, skradziono twój samochód) oraz częściej spotykane (np. bardzo ważny raport na jutro rano). Do tych zadań należą też czynności, które stały się pilne i ważne na skutek odkładania.

Zadania rozważne – ważne, lecz mniej pilne.
Najczęściej te sprawy odkładamy w nieskończoność (np. lekcje języka angielskiego, ćwiczenia fizyczne). O rzeczach ważnych trzeba myśleć jak o rzeczach pilnych!

Zadania ulotne – mniej ważne lecz pilne.
Zadania nie cierpiące zwłoki, aczkolwiek niezbyt istotne Niestety często są traktowane jak działania kryzysowe i wypierają zadania rozważne (np. ulubiony program w telewizji; przerwanie pracy nad umową aby odebrać pocztę elektroniczną, którą otrzymaliśmy przed momentem).

Zadania drugorzędne – mniej pilne i mniej ważne.
Niestety często też zajmują miejsce zadań rozważnych (np. mycie naczyń, pranie, zakupy).

Zadania nie warte czasu („złodzieje”) – np. czytanie brukowej prasy, 95% czasu spędzanego przed telewizorem.
Brak efektywności wiąże się z poświęcaniem zbyt małej ilości czasu zadaniom rozważnym na rzecz ulotnych, drugorzędnych i złodziei czasu.

Stawiaj na satysfakcję

Amerykański badacz węgierskiego pochodzenia Michalyi Csikszentmihalyi w trakcie wieloletnich badań odkrył, że największą satysfakcję i przyjemność ludzie czerpią z wykonywania czynności, w których zatracają poczucie upływu czasu. W takich momentach uwaga człowieka skoncentrowana jest wyłącznie na wykonywanym zadaniu, czemu towarzyszą pozytywne emocje. Jeśli lubisz to co robisz, zarządzanie czasem przestaje sprawiać trudności!

Zlecaj pracę innym

Jeśli tylko masz możliwość, deleguj odpowiedzialność za wykonywanie pewnych zadań na swoich podwładnych, tzn. przydzielaj im obowiązki, które zwykle niepotrzebnie robisz sam. Pozwól im podejmować samodzielnie niektóre decyzje, a odciążysz się i zyskasz cenny czas na ważniejsze sprawy. Delegując odpowiedzialność narażasz się na wprawdzie na popełnianie błędów przez pracowników. Jednakże korzyści zwykle przekraczają ewentualne straty: oszczędzasz czas, usprawniasz podejmowanie decyzji, umożliwiasz rozwój pracownikom, poprawiasz swoje relacje z ludźmi, masz mniej roboty.

Marek Kondrat
Moja dewiza zarządzania czasem to: nie pracować dużo, a przede wszystkim dbać o czas, czyli robić wyłącznie to, co się lubi. Od pięciu lat żyję zupełnie inaczej; przestałem grać, zajmuję się moją pasją- winem. Podróżuję, nawiązuję kontakty biznesowe, degustuję, miło spędzam czas z ludźmi, zamawiam wybrane gatunki, sprowadzam je do Polski i sprzedaję je w dwóch sklepach, którymi zarządza mój syn. Przekonałem się, że kontrolować można tylko taki czas życia, który sprawia mnóstwo satysfakcji. Nie wysilam się nad organizacją czasu, nie ścigam się z nim, po prostu pozwalam, by płynął naturalnie. To łatwe, kiedy postawi się na swoją pasję.

Jurek Owsiak
Moja recepta na dobrą organizację czasu? Lubić to, co się robi. Nigdy nie miałem zegarka i nie mam do teraz. Zegary mnie otaczają: w telefonie, w aucie, ale nigdy na ręce. Jego brak daje mi poczucie swobody, jednocześnie zmusza mój organizm, by naturalnie czuwał nad czasem. Intuicyjnie go wyczuwam czas i to mi wystarcza. O terminach spotkań i planie dnia przypominają mi moi asystenci- czuwają nad przestrzeganiem kalendarza. Szanuję czas ludzi i zawsze staram się dotrzymywać terminów i obietnic. Od roku sam prowadzę mój osobisty kalendarz- zapisuję w nim moje zadania i terminy, a także notuję refleksje nad tym, co się wydarzyło. W ten sposób kolekcjonuję najcenniejsze wrażenia z ogromnej ilości spotkań z ludźmi. Kiedyś wydawało mi się, że czas można oszukać, że jestem taki luzak. Dziś już wiem, że nie, że warto mieć swój czas pod kontrolą.

Ważną rolę odgrywają rytuały czasowe: codziennie o tej samej porze biegam na bieżni w domu, chodzę na lekcje angielskiego, dwa dni w tygodniu spędzam na montażu programów. Jeśli mam z góry zaplanowany harmonogram, łatwiej mi się do niego dostosować.

Ponieważ często zdarzają mi się nieplanowane podróże, dla oszczędności czasu zawsze mam przygotowaną torbę podróżną z uniwersalnym wyposażeniem: szczotka i pasta do zębów, bielizna na każdy dzień, ciepły i letni zestaw ubrań: spodni, butów, okryć wierzchnich.

Krzysztof Ibisz
Muszę przyznać, że jestem zorganizowany do bólu, co dziś uchodzi za niemodne (na fali jest luz), więc staram się z tym nie afiszować. Ale że mam sporo sympatii do miesięcznika Men’s Health (czytam regularnie), zdradzę pokrótce moje metody zarządzania czasem.

Precyzyjnie planuję każdy dzień. Lubię takie kalendarze, w których po o otworzeniu widać cały tydzień – wtedy łatwiej planuję poszczególne dni. Wieczorem układam plan na następny dzień – spotkania, telefony, obiad i co bardzo ważne – trening w klubie sportowym (poświęcam mu 2,5 godz. 4-5 razy w tygodniu). Sport to moja „żelazna” pozycja w planie tygodniowym, choć wiem, że ludziom najłatwiej z niej rezygnować, gdy gonią terminy.

Kolejnego dnia odkreślam wszystkie załatwione sprawy, a jeżeli jakaś z nich pozostaje nie zrealizowana, przepisuję ją na nadchodzący dzień, lub przydzielam pierwszy wolny termin.

Bywa, że wpadam na świetne pomysły w nocy kiedy śpię. Wtedy wstaję i zapisuję je na karteczkach „memo”, a rano skrzętnie wpisuję do kalendarza, jako rzeczy do zrobienia.

Klasyfikuję zadania według ich ważności. Najpilniejsze są te istotne dla mnie samego. Na nie zawsze znajduję czas w terminarzu. Na drugim miejscu są sprawy, o które dobijają się inni, a na trzecim- drobiazgi, czyli to, co wypadałoby załatwić, ale można bez tego żyć, np. zanieść buty do szewca, nadać list na poczcie, odebrać ubrania z pralni, zawieźć zdjęcia do akceptacji. Od pół roku tymi drobiazgami zajmuje się mój osobisty asystent, a mi łatwiej skupić się na tym, co najważniejsze.

Na początku każdego roku planuję cele „długodystansowe”, w których zawsze uwzględniam moje predyspozycje, talenty, umiejętności. Lokuję swoje sukcesy na froncie medialnym, czyli tam, gdzie czuję się najlepiej. Jeśli nie zdobywam celu za pierwszym podejściem, podchodzę do niego do skutku, za każdym razem z innej strony. Determinacja jest moją wierną przyjaciółką.