A wystarczyłoby osiem godzin…
Niestety. Pracujesz o wiele dłużej. I to wcale nie dlatego, że zmusza cię do tego szef, czy zwyczaje nadgorliwego zespołu, który boi się wyjść o czasie. Może siedzisz w pracy dłużej, niż ci za to płacą NA SWOJE WŁASNE ŻYCZENIE? Podpowiemy, w jaki sposób oszczędzić czas, który marnujesz na zajęcia nie związane z pracą lub z powodu niezbyt przemyślanej organizacji. Pomożemy ci znaleźć nowe, własne zasady, dzięki którym odzyskasz prywatne życie.
„Koleżanki zwierzają mi się ze swoich problemów”
Eliza
U nas w biurze pracują same dziewczyny, ja jestem najstarsza. To dla mnie komplement, że koleżanki zwierzają mi się ze swoich problemów, chcą mojej rady. – Masz duże doświadczenie, potrafisz rozsądnie wytłumaczyć, umiesz słuchać. To wszystko prawda. Jestem bardzo lubiana w pracy, ale… ciągłe wysłuchiwanie cudzych problemów znacznie wydłuża mój czas pracy. Lubię rozmawiać z ludźmi, tylko że przez to zostaję w tyle z codziennymi służbowymi obowiązkami.
„Załatwiam swoje sprawy przez telefon”
Marta
Nie mogę się powstrzymać, żeby nie wydzwaniać do znajomych, męża, czy rodziny. Odpowiadam także na prywatne maile, bo w domu nie mam stałego łącza. Służbowy telefon, czy internet, to wielka pokusa, zwłaszcza, że w domowym budżecie liczy się każdy grosz. Darmowy telefon daje jednak pole do nadużyć. Czasami myślę, że wydzwaniam częściej, niż tego w rzeczywistości potrzebuję, tak jakbym się chciała nagadać na zapas.
„Przecież wszyscy robią sobie przerwy”
Alicja
W naszej firmie panuje luźna atmosfera i nikt nie pilnuje czasu przerw. Kawka, papierosek, rozprostowanie nóg; każda okazja jest dobra, żeby oderwać się od obowiązków. Można w czasie lunchu wyjść do miasta załatwić jakąś sprawę, więc dlaczego miałabym z tego nie skorzystać? Często w tej przerwie buszuję po sklepach, no bo skoro można…Takie są firmowe zwyczaje. Nie wypada ich łamać.
„Nie potrafię się zorganizować”
Marlena
Zawsze mówili o mnie, że łapię kilka srok za ogon. Taka już jestem; roztargniona i trochę nerwowa. Potrzebuję więcej czasu, żeby dojść do ładu z ciągłym bałaganem na biurku, czy kanonadą maili do odpisania. Natłok obowiązków mnie obezwładnia. Chciałabym wszystko zrobić od razu. Żadnej sprawy nie mogę doprowadzić do końca, bo zabieram się za kolejną. Żeby nie zwariować, często robię sobie krótkie przerwy, tylko potem jeszcze trudniej kontynuować rozpoczęte zadanie. Zwykle wychodzę z pracy ostatnia, wściekła na siebie.
Uważaj na „złodziei czasu”
Jak to się dzieje, że pracujemy dłużej na własne życzenie? Najczęściej nie zdajemy sobie z tego sprawy. Za wszelką cenę szukamy innych logicznych uzasadnień, bo trudno przyznać się do nieracjonalnego zachowania. Jeśli jesteś wrażliwa, przejmujesz się problemami innych, lubisz pomagać i służyć radą, koleżanki traktują cię jak firmowego psychologa. Poświęcając ludziom czas, odkładasz swoje służbowe obowiązki i potem niestety zostajesz w pracy dłużej. Jeżeli nie lubisz swojej pracy, a zależy ci na jej utrzymaniu, (bo np. na razie nie masz innych możliwości), nieświadomie starasz się uprzyjemnić sobie „zło konieczne”. Szukasz każdej okazji oderwania się od służbowych zadań. Zamiast skrócić swoje męki, tylko je wydłużasz. A przecież pracując dłużej, masz mniej czasu na znalezienie sobie lepszego zajęcia. Z kolei osoby chaotyczne, pesymistycznie nastawione nawet do małych problemów, zwykle mają trudności z organizacją czasu także w życiu prywatnym. Wydaje ci się, że osiem godzin to za mało, żeby uporać się z takim ogromem pracy? Pamiętaj, że pojęcie „ogromu” jest subiektywne. Może to tylko kwestia lepszej organizacji i psychicznego podejścia?
Wiele kobiet za wszelką cenę chce być lubianymi. Tak bardzo zależy im na akceptacji, że pokornie uczestniczą w rytuałach wydłużających czas pracy, chociaż wolałyby inaczej zorganizować swoje obowiązki. Warto zastanowić się nad poczuciem własnej wartości. Może lepiej popracować nad jego podwyższeniem i skorzystać na tym także w sferach życia niezwiązanych z pracą?
Jeśli chcesz pracować 8 godzin…
- zrozum, że masz prawo, aby odmawiać zajmowania się cudzymi problemami. Jeśli zależy ci na sympatii koleżanek, zaproponuj, że porozmawiacie o tym po pracy. Może wpaść z wizytą lub zadzwonić. Po takim postawieniu sprawy, ludzie będą zamęczali cię własnymi problemami znacznie rzadziej.
- zastanów się, czy załatwianie prywatnych spraw i pogaduszki z koleżankami przez telefon, to rzeczywiście kwestia oszczędności, czy tylko wymówka? Zastanów się nam konsekwencjami: jeśli ktoś doniesie o tym szefostwu, lub, co gorsza, sam cię nakryje na wykorzystywaniu telefonu służbowego, twoja posada może być zagrożona. Pomyśl, o ile kolejna rozmowa przez telefon oddala cię od twoich ulubionych zajęć poza pracą. Jeśli ta osoba jest dla ciebie naprawdę ważna, może warto by było spotkać się z nią i pogadać w cztery oczy?
- zadbaj o siebie. Niepisane reguły pracy możesz zmieniać! Przerwy na kawę, papierosa i inne firmowe rytuały stworzyli sami pracownicy, a nie szef. Nie musisz się im ślepo podporządkowywać, jeśli potrafisz pracować własnym, ekonomiczniejszym czasowo rytmem. Kiedy skończysz zadania przydzielone na dany dzień w ciągu ośmiu godzin, idź do szefa i zapytaj, czy wobec tego jestem wolna. Jeśli obawiasz się reakcji reszty zespołu, możesz się miło rozczarować. A jeżeli przed tobą nikt nie miał odwagi wyjść przed szefem i stąd wzięła się dotychczasowa, bezsensowna organizacja pracy? Może czekali na kogoś takiego jak ty? Masz szansę stać się najbardziej popularną osobą w firmie i dać przykład innym, jak zadbać o swoje prawa.
- jeżeli twoim problemem jest „wrodzony” brak organizacji, skorzystaj z metod, opracowanych przez psychologów pracy. Przekonasz się, że złe nawyki można zmienić. Na ten temat organizowane są nawet szkolenia dla firm.
Jak zabrać się do planowania celu (zadania do wykonania)
Podziel zadanie na poszczególne etapy (co muszę w kolejności zrobić, żeby osiągnąć cel?). Każdy etap wymaga osobnego planowania.
- Upewnij się, czy posiadasz odpowiednią wiedzę potrzebną do jego realizacji (znajomość procedur, praw rynku, własnych możliwości). Pomyśl, czego potrzebujesz: informacji, środków materialnych, pomocy innych ludzi, własnych umiejętności, doświadczenia? Opracuj plan, jak i skąd je zdobyć. Aktywnie poszukuj potrzebnych informacji, które mogą ułatwić wykonanie zadania (książki, czasopisma, publikacje, Internet, inni ludzie, szkolenia.)
- zaplanuj termin wykonania poszczególnych etapów oraz wyznacz sobie przewidywany termin całego zadania.
- zaplanuj czynności w czasie, tzn. będę się tym zajmowała (tu określony plan: godziny, dni tygodnia, miesiąca, itp.).
- bądź przewidująca. Na drodze każdego zadania czają się przeszkody. Możesz je przewidzieć, a wtedy łatwiej stawisz im czoła. Odpowiedz na pytania: jakie trudności mogą mnie czekać ze strony innych ludzi (nieżyczliwość, układy, rywalizacja, ze strony instytucji, (np. ograniczony budżet, konkurencja), niejasności prawne, konieczność zdobycia dodatkowych umiejętności, kwalifikacji. Zastanów się też nad przeszkodami, które sama sobie stwarzasz, np. skłonność robienia sobie przerw, bałaganiarstwo, zainteresowanie innymi, przyjemniejszymi zajęciami, rozpraszanie się, szukanie wymówek (jakich), itp.
Pomyśl, jak sobie z tym poradzić.
Bądź precyzyjna w planowaniu:
- Unikaj ogólnych sformułowań, np. będę systematyczna, nie będę ulegała pokusom. Zamiast takich ogólników napisz, ile czasu dziennie (ewentualnie (od do) poświęcisz na wykonanie określonych działań.
- Pamiętaj o właściwej chronologii działań: co trzeba zrobić w pierwszej kolejności, co w drugiej, a co w trzeciej? Poświęć tyle samo miejsca na planowanie działań natychmiastowych, jak i tych oddalonych w czasie; jeśli skupisz się na szczegółowym zaplanowaniu zadania w jego końcowej fazie, a potraktujesz po łepkach etap początkowy, wciąż będziesz zwlekała z zabraniem się do roboty (bo nie będziesz wiedziała, od czego właściwie zacząć, twoja motywacja będzie mizerna)
- Dodatkową motywację w realizacji swojego zadania zdobędziesz, jeśli na etapie planowania odpowiesz sobie na pytania: jaka będzie pierwsza oznaka, że zaczynam realizować cel, po czym poznam, że osiągnęłam duży postęp w realizacji celu, jakie będą konkretne dowody na to, że pełni zrealizowałam cel? Wyobrażając sobie siebie u kresu swojego celu, dostajesz skrzydeł!
- Jeśli masz problemy z trzymaniem się planu, bo „łapiesz kilka srok za ogon”, np. trudno ci znaleźć czas na rozpoczęcie, kontynuację, zakończenie jednego zadania, masz do zrobienia tysiąc innych rzeczy, jesteś niesystematyczna i łatwo się rozpraszasz, to:
- ustal priorytety: odpowiedz sobie na pytanie, który cel jest obecnie najważniejszy i dlaczego?
- zastanów się nad twoimi własnymi „złodziejami czasu”: z jakich powodów najczęściej marnujesz czas? Co cię rozprasza, dekoncentruje, kusi i dlaczego? Może większe biuro twojej firmowej koleżanki, podczas gdy ty ciśniesz się na kilku metrach? Szukasz więc okazji, by ją odwiedzić. Albo: często rozmawiasz na prywatne tematy, bo nie masz czasu na przyjaźnie poza firmą?
- w jaki sposób mogę wyeliminować psychiczne przeszkody w realizacji celu?, np. czego się boję (co mnie ogranicza), co muszę w sobie poprawić/zmienić/nauczyć się, (wady) z czego muszę zrezygnować (zajęcia związane z realizacją innych celów), czego muszę odmówić innym? (np. przysługi, poświęcony im czas), czego muszę odmówić sobie? (pokusy, przyjemności)
Możesz zarządzać swoim czasem pracy
Zkartką i długopisem w ręku policz, ile czasu dziennie zajmują ci przerwy, czynności i rozmowy nie związane z pracą: cudze sprawy, pogaduszki przez telefon, przerwy na papierosa, kawę, zakupy, itp.
Wyeliminuj rzeczy, z których możesz zrezygnować od razu, resztę zaplanuj na najbliższą przyszłość.
Znajdź alternatywę: pomyśl, co równie przyjemnego mogłabyś w zaoszczędzonym czasie robić poza pracą?
